Rechnungswerk
Pflicht und Fristen

E-Rechnungen empfangen, lesen und aufbewahren

Kurz gesagt

Für den Empfang genügt ein E-Mail-Postfach. Damit Sie die Rechnung lesen und prüfen können, brauchen Sie ein Programm, das XRechnung und ZUGFeRD anzeigt. Aufbewahrt wird die E-Rechnung im Originalformat, also die XML – acht Jahre lang und unveränderbar. Ein Ausdruck oder eine reine Bilddatei ersetzt das Original nicht.

Schritt für Schritt Häufige Fragen
<ubl:Invoice>
  <cbc:ID>2026-88123</cbc:ID>
  <cbc:IssueDate>2026-10-01
  <cac:AccountingSupplierParty>…
  <cbc:PayableAmount>642.60
Rechnung 2026-88123Lieferant Muster KG · 01.10.2026
Druckerpapier A4, 20 Kartons
540,00 €
USt 19 %
102,60 €
Zu zahlen
642,60 €

Keine Fehler 1 Hinweis

Aus der XML wird eine lesbare Rechnung – mit Prüfergebnis. Die Datei wird dabei nicht gespeichert.
Pflicht seit
1.1.2025
Kanal
E-Mail genügt
Aufbewahrung
8 Jahre, im Original
Lesen
Betrachter oder Buchhaltung

E-Rechnung empfangen: Pflicht inländischer Unternehmen seit dem 1. Januar 2025, E-Rechnungen von anderen Unternehmen anzunehmen und in ihrem strukturierten Format aufzubewahren.

Annehmen und lesen

E-Rechnungen kommen meist als Anhang per E-Mail. Ein ZUGFeRD-PDF können Sie sofort lesen; eine XRechnung braucht einen Betrachter, der die XML als Rechnung darstellt. Prüfen Sie die Angaben wie bisher: Leistung, Betrag, Steuer und Bankverbindung.

Prüfen vor dem Bezahlen

Eine technische Prüfung zeigt, ob die Datei der Norm entspricht. Fehler in der Struktur sind kein Grund, eine Rechnung zu bezahlen, die inhaltlich falsch ist – aber ein guter Grund, beim Absender eine korrigierte Rechnung anzufordern.

Prüfbericht RE-2026-000043 1 Fehler
  • SCHEMAXRechnung und ZUGFeRD-XML entsprechen dem Schema
  • BR-CO-15Gesamtbetrag = Netto + Umsatzsteuer
  • BR-S-08Steuerbasis je Satz stimmt mit den Positionen überein
  • BR-DE-15Käuferreferenz / Leitweg-ID (BT-10) fehlt. Beim Kunden eintragen und neu ausstellen.
  • PDF-A3XML eingebettet, als PDF/A-3 gekennzeichnet
Versand gesperrt, bis die Prüfung bestanden ist
Ein Prüfbericht mit Regelkennungen: Jede Zeile nennt die Regel und erklärt, was zu tun ist.

Richtig aufbewahren

Maßgeblich ist der strukturierte Teil. Bewahren Sie die XML (oder das ZUGFeRD-PDF mit eingebetteter XML) unverändert und maschinell auswertbar auf, zusammen mit der E-Mail, wenn diese weitere Angaben enthält.

RE-2026-000042.pdf
Rechnung RE-2026-0000421.450,45 € factur-x.xml
ZUGFeRD 2.5 · PDF/A-3 · für Menschen und Programme
RE-2026-000042.xml
<rsm:CrossIndustryInvoice>
  <ram:ID>RE-2026-000042</ram:ID>
  <ram:TypeCode>380</ram:TypeCode>
  <ram:BuyerReference>04011000-1234512345-06
  <ram:TaxBasisTotalAmount>1223.90
  <ram:TaxTotalAmount>226.55
  <ram:GrandTotalAmount>1450.45
XRechnung 3.0 · reine XML · Standard für Behörden
Beim Ausstellen entstehen zwei Dateien aus demselben Stand: das ZUGFeRD-PDF mit eingebetteter XML und die XRechnung.

Schritt für Schritt

  1. Postfach festlegen

    Etwa rechnung@ihre-firma.de, und den Lieferanten mitteilen.

  2. Lesen

    Mit einem Betrachter, zum Beispiel „E-Rechnung prüfen“.

  3. Prüfen

    Technisch und inhaltlich.

  4. Aufbewahren

    Im Original, acht Jahre, unveränderbar.

Häufige Fragen

Reicht ein normales E-Mail-Postfach?

Ja, für den Empfang genügt es. Sie müssen die Rechnung aber auch lesen und richtig aufbewahren können.

Darf ich eine E-Rechnung ausdrucken und das Original löschen?

Nein. Aufbewahrt werden muss das strukturierte Original.

Kann ich eine E-Rechnung ablehnen?

Nein, ab 2025 nicht mehr mit der Begründung, man könne sie nicht empfangen.

Grundlagen

  • § 14 Abs. 1 UStG
  • § 147 AO (Aufbewahrung)
  • GoBD

Stand: . Allgemeine Information zur Rechtslage in Deutschland, keine Rechts- oder Steuerberatung. Im Einzelfall fragen Sie Ihre Steuerberatung.

Passend dazu

E-RechnungspflichtEmpfangen seit 2025, ausstellen ab 2027 bzw. 2028 – mit Ausnahmen für Kleinbeträge und Kleinunternehmer.ZUGFeRD oder XRechnungXRechnung: nur XML, Standard für Behörden. ZUGFeRD: PDF plus XML, lesbar für Mensch und Programm.E-Rechnung prüfen und lesenXRechnung oder ZUGFeRD hochladen, Fehler sehen, Inhalt lesen – ohne Anmeldung.E-Mail-VersandEmpfänger, Text und Anhänge bestätigen – gesendet wird genau das, was freigegeben ist.

Rechnungswerk für Ihre Firma

Keine Selbstregistrierung: Der Betreiber richtet Ihre Firma mit einem ersten Administrator ein.

Anmelden