Anleitung

Erste Schritte

1. Anmelden

   Sie melden sich auf der Startseite mit E-Mail und Passwort an. Ein Konto erhalten Sie vom Betreiber; eine Selbstregistrierung gibt es nicht. Nach 30 Minuten ohne Eingabe werden Sie abgemeldet.

2. Firmendaten hinterlegen

   Unter Unternehmen und Vorlagen tragen Sie Name, Anschrift, E-Mail, Ansprechpartner, Telefon, USt-IdNr. oder Steuernummer sowie die IBAN ein. Ohne vollständige Firmendaten lässt sich keine Rechnung ausstellen. Diese Seite sehen Administratoren.

3. Kunden anlegen

   Unter Kunden legen Sie Empfänger mit Anschrift und E-Mail an. Für Rechnungen an Behörden gehört die Leitweg-ID in das Feld „Käuferreferenz“. Kunden lassen sich auch direkt beim Schreiben einer Rechnung anlegen.

4. Leistungen sammeln

   Unter Leistungen steht Ihr Katalog. Neue Bezeichnungen aus Rechnungen kommen von selbst hinzu; im Editor übernehmen Sie eine Leistung über „Aus Katalog übernehmen“ – oder mehrere auf einmal über „Mehrere aus Katalog“: ankreuzen, Menge anpassen, übernehmen.

Die Übersicht zeigt, was noch fehlt, die offenen und überfälligen Rechnungen und die Auswertung des Jahres.

Rechnung schreiben

Rechnungen → Neue Rechnung. Eine Rechnung beginnt als Entwurf. Entwürfe haben noch keine Nummer, lassen sich beliebig ändern und unter Entwürfe wiederfinden oder löschen.

Empfänger

Kunde suchen und auswählen. Die Käuferreferenz wird vom Kunden übernommen und kann je Rechnung überschrieben werden; für die XRechnung ist sie Pflicht.

Daten

Rechnungsdatum, Fälligkeit sowie Beginn und Ende des Leistungszeitraums. Bei einer einmaligen Leistung tragen Sie zweimal denselben Tag ein.

Positionen

Bezeichnung, Menge, Einheit, Einzelpreis netto, Rabatt in Prozent und Steuersatz. Die Summen rechnen sofort mit; verbindlich rechnet der Server mit denselben Regeln. Positionen lassen sich verschieben, duplizieren und entfernen.

Texte

Zahlungsbedingungen sind Pflicht. Der Hinweis erscheint unter den Zahlungsangaben auf der Rechnung.

Vorschau

„Vorschau“ speichert den Entwurf und zeigt Positionen und Summen zur Kontrolle.

Ausstellen und Dateien

Mit Verbindlich ausstellen erhält die Rechnung die nächste Nummer ohne Lücke (zum Beispiel RE-2026-000001) und wird eingefroren. Danach lässt sich nichts mehr ändern – auch spätere Änderungen an Firmendaten oder am Kunden wirken nicht zurück. Korrigiert wird nur über eine Stornorechnung.

Zu jeder ausgestellten Rechnung entstehen drei Dateien, die Sie unter „Dateien“ herunterladen:

ZUGFeRD-PDF

Lesbares PDF mit eingebetteter XML – für Geschäftskunden, die Bild und Daten in einer Datei möchten.

XRechnung (XML)

Reine Daten für öffentliche Auftraggeber und Portale.

ZUGFeRD-XML

Die im PDF eingebettete XML als einzelne Datei.

Prüfung und Versand

Gleich nach dem Erzeugen werden die Dateien geprüft: XML-Schema, Pflichtangaben und Rechenregeln der EN 16931, die Regeln der XRechnung und die Einbettung im PDF. Das Ergebnis steht im Schritt „Validierung“. Erst mit bestandener Prüfung ist der Versand frei; schlägt sie fehl, bleibt er gesperrt.

1. E-Mail öffnen

   Im Schritt „Versand“ liegt ein vorbereiteter Entwurf. Öffnen Sie ihn mit „Bearbeiten und senden“.

2. Empfänger, Text und Anhänge prüfen

   Empfänger und Text sind aus Kunde und Vorlage vorbelegt. Wählen Sie, welche Dateien mitgehen; eigene Anlagen laden Sie im selben Fenster hoch.

3. Speichern, bestätigen, senden

   Nach Änderungen zuerst speichern. Dann bestätigen Sie, dass alles geprüft ist, und senden. Gesendet wird genau der bestätigte Stand.

Gesendete E-Mails und zugeordnete Antworten stehen an der Rechnung und beim Kunden. Steht dort „Testmodus – nicht versendet“, wurde die Nachricht nur gespeichert: Der Empfänger hat nichts erhalten, bis der Betreiber den E-Mail-Versand eingerichtet hat.

Zahlungen

Zahlungseingänge erfassen Sie an der Rechnung im Schritt „Zahlung“ mit Betrag, Tag und Referenz. Aus den Eingängen ergibt sich der Stand: offen, teilbezahlt, bezahlt oder – nach dem Fälligkeitstag – überfällig. Unter Zahlungen sehen Sie alle Eingänge der Reihe nach.

Stornieren

Eine ausgestellte Rechnung wird nie geändert oder gelöscht. Stimmt etwas nicht, legen Sie an der Rechnung einen Stornoentwurf an und stellen ihn aus. Die Stornorechnung hebt die ursprüngliche Rechnung vollständig auf, bekommt eine eigene Nummer und eigene Dateien. Danach schreiben Sie die Rechnung neu. Stimmt nur ein Teil, mindert eine Rechnungskorrektur einzelne Mengen oder Beträge; die ursprüngliche Rechnung bleibt bestehen.

Umsatzsteuer

19 % und 7 %

Wählen Sie den Satz je Position. Die Steuer wird je Steuersatz auf die Summe berechnet, nicht je Zeile.

Steuerfrei (0 %)

Wählen Sie an der Position „0 % frei“ und tragen Sie unter „Texte“ den Grund der Steuerbefreiung ein, etwa „Steuerfrei nach § 4 Nr. 21 UStG“. Ohne Grund lässt sich die Rechnung nicht speichern.

Kleinunternehmer

Unter Unternehmen und Vorlagen → Umsatzsteuer stellen Administratoren auf „Kleinunternehmer nach § 19 UStG“ um. Neue Rechnungen und Angebote weisen dann keine Umsatzsteuer aus und tragen den Hinweis von selbst. Statt der USt-IdNr. genügt die Steuernummer.

Nicht abgedeckt sind Reverse Charge, Kunden im Ausland und Fremdwährungen.

Angebote

1. Schreiben

   Angebote → Neues Angebot. Wie eine Rechnung, nur mit Angebotsdatum und „Gültig bis“ statt Leistungszeitraum und Fälligkeit.

2. Fertigstellen

   Dabei wird die Angebotsnummer vergeben (zum Beispiel AN-2026-0001) und das PDF steht bereit. Mit „Überarbeiten“ öffnen Sie das Angebot später wieder; die Nummer bleibt.

3. Senden

   „Per E-Mail senden“ zeigt Empfänger, Betreff und Text zum Prüfen und hängt das PDF an.

4. Entscheidung festhalten

   Markieren Sie das Angebot als angenommen oder abgelehnt.

5. In Rechnung übernehmen

   Kunde und Positionen wandern in einen Rechnungsentwurf. Dort ergänzen Sie Leistungszeitraum und Fälligkeit und stellen aus.

Ein Angebot ist keine Rechnung und wird nicht als E-Rechnung erzeugt.

Mahnungen

Mahnungen zeigt alle überfälligen, nicht bezahlten Rechnungen mit dem offenen Betrag, der letzten Mahnung und dem nächsten Schritt. Ist eine Stufe fällig, legen Sie das Schreiben mit einem Klick an, prüfen die E-Mail und senden sie mit dem Mahnschreiben als PDF. Über den Namen der letzten Mahnung öffnen Sie den Verlauf mit allen Schreiben.

Die Mahngebühr steht nur im Schreiben; sie wird nicht als Forderung gebucht. Stufen, Abstände, Gebühren und Texte stellen Administratoren unter „Mahnstufen und Texte“ auf derselben Seite ein.

Dort legen Sie je Stufe auch die Ausführung fest: Von Hand (Voreinstellung), Automatisch anlegen – der Cron-Aufruf legt das Schreiben an, Sie prüfen und senden – oder Automatisch anlegen und senden. Die Automatik wirkt nicht rückwirkend: Erfasst werden nur Stufen, die nach dem Einschalten fällig werden. Die nächste Stufe entsteht erst, wenn die vorige versendet ist. Mit einem Mindestbetrag bleiben Kleinstbeträge außen vor; einzelne Kunden nehmen Sie auf der Kundenkarte mit „Keine automatischen Mahnungen“ aus. Unter „Automatische Mahnläufe“ sehen Sie, was jeder Lauf angelegt und versendet hat; auf Wunsch kommt der Bericht auch per E-Mail. „Jetzt ausführen“ startet einen Lauf sofort.

Serien – wiederkehrende Rechnungen

Öffnen Sie eine ausgestellte Rechnung und wählen Sie Als Serie anlegen. Kunde und Positionen werden übernommen; Sie bestimmen Intervall, nächsten Stichtag, Leistungszeitraum (im Voraus oder im Nachhinein), Zahlungsziel, ein mögliches Ende und was am Stichtag geschieht:

Entwurf anlegen

Sie prüfen und stellen selbst aus.

Ausstellen

Die Rechnung wird mit Nummer und Dateien erzeugt.

Ausstellen und senden

Zusätzlich geht die E-Mail hinaus, sofern die Prüfung bestanden ist.

In Bezeichnung und Beschreibung der Positionen ersetzen die Platzhalter {period}, {month}, {quarter} und {year} den jeweiligen Zeitraum. Unter Serien pausieren, ändern oder löschen Sie eine Serie und führen sie bei Bedarf sofort aus. Kann eine Rechnung nicht ausgestellt werden, bleibt sie als Entwurf stehen und die Serie zeigt den Grund.

Eine Serie endet entweder an einem Datum oder nach einer Anzahl der Rechnungen (z. B. 12 Monatsraten) – je nachdem, was zuerst erreicht ist. Das Formular zeigt beim Eingeben die geplanten Stichtage, die Liste der Serien die nächsten Termine und wie viele Rechnungen noch folgen.

Kunden und Korrespondenz

Ein Klick auf den Kunden zeigt Stammdaten, alle Rechnungen und die gesamte Korrespondenz: gesendete Rechnungs-E-Mails, Antworten und weitere Nachrichten an seine Adressen – mit Suche, Datumsfilter und Sortierung. Änderungen am Kunden gelten für neue Rechnungen; ausgestellte behalten die damaligen Angaben.

Jeder Kunde hat eine Kategorie – vorgeschlagen sind Kunde, Interessent, Lieferant und Partner, eigene sind möglich –, nach der Sie die Kundenliste filtern. Unter „Weitere Ansprechpartner“ hinterlegen Sie Personen mit Funktion, E-Mail und Telefon. Im Rechnungseditor wählen Sie die Person im Feld „Ansprechpartner beim Kunden“; hat sie eine E-Mail-Adresse, ist sie beim Versand als Empfänger vorbelegt.

Dateien am Kunden – Verträge, Bestellungen, Schriftverkehr – versehen Sie mit Schlagwörtern und filtern nach Name oder Schlagwort. Beim E-Mail-Versand einer Rechnung hängen Sie diese Dateien und die Lieferscheine des zugehörigen Auftrags mit einem Häkchen an, ohne sie erneut hochzuladen.

E-Rechnung prüfen und lesen

Unter E-Rechnung prüfen laden Sie eine erhaltene XRechnung oder ein ZUGFeRD-PDF hoch. Sie sehen Fehler und Hinweise mit Regelkennung und darunter den Inhalt als lesbare Rechnung. Die Datei wird nicht gespeichert. Dieselbe Prüfung steht ohne Anmeldung unter /pruefen bereit. Es ist eine Teilprüfung und ersetzt nicht den KoSIT-Validator.

Export für die Buchhaltung

Administratoren wählen unter Export einen Zeitraum und laden die ausgestellten Rechnungen und Stornorechnungen herunter:

DATEV – Buchungsstapel

Eine Buchung je Rechnung und Steuersatz, auf Wunsch mit Zahlungseingängen. Je Wirtschaftsjahr getrennt exportieren.

DATEV – Debitoren

Stammdaten der Kunden des Zeitraums.

DATEV XML

ZIP mit Rechnungsdaten und PDF je Beleg.

CSV

Allgemein, Lexware, sevdesk und Sage. Die Spalten ordnen Sie beim Import im jeweiligen Programm zu.

Für DATEV tragen Sie unten auf der Seite einmalig Beraternummer, Mandantennummer und Kontenrahmen ein. Stimmen Sie Konten und den ersten Import mit Ihrer Steuerberatung ab.

Vorlagen und Layout

Logo und Spalten

Unter Unternehmen und Vorlagen: Logo als SVG – es füllt im PDF die Breite des Logobereichs (klein, mittel oder groß unter „Rechnungsdesign“), die Höhe folgt dem Seitenverhältnis; leerer Rand der Zeichenfläche wird beim Hochladen abgeschnitten. Dazu sichtbare Spalten im PDF, ihre Reihenfolge und Breite.

Textbausteine

Fester Schlusstext und bedingte Bausteine, die etwa nur auf Stornorechnungen oder nur bei steuerfreien Positionen erscheinen.

E-Mail-Vorlage

Betreff und Text der Rechnungs-E-Mail mit Platzhaltern wie {number} und {gross}.

Zusatzfelder

Eigene Spalten je Position, zum Beispiel Artikelnummer. Sie verändern keine Beträge.

Nummernkreise

Präfix für Rechnungen und für Angebote.

Alle Einstellungen gelten für neu ausgestellte Dokumente.

E-Mail-Postfach

Unter E-Mail-Postfach legen Administratoren fest, worüber Rechnungen, Angebote und Mahnungen hinausgehen.

Systempostfach

Die Vorgabe, sofort einsatzbereit. Absender ist die Adresse des Systems mit Ihrem Firmennamen; Antworten Ihrer Kunden gehen an die E-Mail-Adresse aus Ihren Firmendaten und erscheinen nicht im System.

Eigenes Postfach

Tragen Sie Absenderadresse, SMTP-Server, Benutzername und Passwort ein. Nach dem Speichern läuft der Versand über Ihr Postfach. Mit den IMAP-Angaben werden zusätzlich Antworten abgerufen und den Rechnungen zugeordnet; sie stehen dann unter Posteingang, an der Rechnung und beim Kunden.

„Verbindung prüfen“ meldet, ob die Anmeldung am Postfach klappt, ohne etwas zu senden. Passwörter werden verschlüsselt gespeichert und nicht wieder angezeigt. „Eigenes Postfach entfernen“ stellt auf das Systempostfach zurück.

Rollen und Benutzer

Das erste Konto Ihrer Firma richtet der Betreiber ein. Weitere Kolleginnen und Kollegen legen Administratoren unter Benutzer an, vergeben die Rolle, setzen Passwörter neu und sperren Konten. Jede E-Mail-Adresse kann nur einer Firma angehören. Das Aktivitätsprotokoll hält jede Änderung fest und lässt sich nicht bearbeiten.

Firma mit Steuerbüro. Betreut ein Steuerbüro Ihre Firma, kann es Ihren Arbeitsplatz öffnen, Konten Ihrer Firma anlegen, ändern und sperren und die Firmendaten pflegen. Jede dieser Änderungen steht mit dem Stand vorher und nachher unter Verwaltung → Änderungen durch das Steuerbüro; Konten, die das Steuerbüro angelegt hat, sind unter Benutzer gekennzeichnet.

Buchhaltung für mehrere Firmen. Ein Konto mit der Rolle Buchhaltung kann der Betreiber zusätzlich weiteren Firmen zuordnen – etwa einem Buchhaltungsbüro, das mehrere Kunden betreut. Das Konto wählt die Firma dann oben in der Seitenleiste unter Mandant; ein blauer Hinweis zeigt, in welcher Firma es gerade arbeitet, und führt zurück zur eigenen. Es gelten überall die Rechte der Buchhaltung. Administratoren sehen unter Benutzer im Abschnitt Externe Buchhaltung, wer Zugriff auf ihre Firma hat; die Zuordnung löst der Betreiber.

Mein Profil. Unter Ihrer Adresse unten in der Seitenleiste öffnen Sie Mein Profil: Name, Funktion, Telefon, eine kurze Beschreibung und ein Profilbild. Dort ändern Sie auch Ihr Passwort – mit dem aktuellen Passwort und mindestens 12 Zeichen.

Darstellung. Unter Mein Profil → Darstellung wählt jeder Benutzer für sich: Farbschema (hell, dunkel oder wie das Gerät), Dichte der Tabellen, Schriftgröße (100, 112 oder 125 %), hohen Kontrast und reduzierte Bewegung. Das Mond-Symbol unten in der Seitenleiste wechselt schnell zwischen hell und dunkel. Administratoren legen unter Verwaltung → Arbeitsplatz anpassen die Farbe der Firma fest und die Darstellung für Benutzer, die nichts selbst gewählt haben. Rechnungen, PDF und E-Mails bleiben immer hell.

Menü anpassen. Unter Mein Profil → Menü anpassen ordnen Sie das Menü für sich: eigene Gruppen mit beliebigen Namen, Reihenfolge (ziehen oder mit ↑ ↓), eigene Namen für Seiten und selten genutzte Seiten unter „Mehr“. Ein eigener Name gilt auch als Überschrift der Seite; der ursprüngliche Name steht klein darunter und erscheint beim Zeigen auf den Menüeintrag. Administratoren legen unter Arbeitsplatz anpassen → Menü der Firma das Menü für alle fest und können es sperren. Seiten, die eine spätere Version hinzufügt, erscheinen zunächst in der Gruppe „Neu“. Was Ihre Rolle nicht erlaubt, zeigt das Menü nie.

Startseite. Unter Übersicht → Startseite anpassen (oder Mein Profil → Startseite) stellen Sie bis zu 12 Karten in 2 oder 3 Spalten zusammen: Kennzahlen, Zeitraum und Umsatz, Listen der neuesten 5 oder 10 Rechnungen, Entwürfe, offenen Posten, Angebote, Aufträge, Kunden, Zahlungseingänge, Mahnungen, Serien oder E-Mails im Posteingang – jeweils mit Filter (z. B. nur überfällige Rechnungen) und „Alle anzeigen“, das die Liste mit demselben Filter öffnet. Dazu Favoriten, Schnellzugriffe auf Seiten des Arbeitsplatzes oder https-Adressen und eine Notiz. Dort wählen Sie auch die Seite, die nach der Anmeldung erscheint. Administratoren legen unter Arbeitsplatz anpassen → Startseite der Firma die Startseite und die Anmeldeseite für alle fest und können die Startseite sperren. Karten zu Seiten, die Ihre Rolle oder das Paket nicht erlaubt, erscheinen nicht bzw. mit Hinweis.

Favoriten. Mit dem Stern ☆ in der Kundenliste, beim Kunden und in der Leistungsliste markieren Sie häufig gebrauchte Kunden und Leistungen (je bis zu 30). Sie stehen in der Karte „Favoriten“ – Kunden mit der Schaltfläche „Rechnung“ – und Leistungen oben in der Katalogauswahl einer Rechnung.

Listen: Spalten, Sortierung, Ansichten. In den Listen Rechnungen, Entwürfe, Angebote, Aufträge, Kunden, Leistungen und Zahlungseingänge wählen Sie über Spalten die angezeigten Spalten und ihre Reihenfolge (gilt für Sie; Administratoren können die Auswahl als Vorgabe für alle speichern). Ein Klick auf einen Spaltenkopf sortiert, ein zweiter kehrt die Richtung um. Ansicht speichern merkt sich Suche, Filter, Sortierung und auf Wunsch die Spalten unter einem Namen – bis zu 10 je Liste; Administratoren können eine Ansicht für alle Benutzer speichern. Gespeicherte Ansichten stehen über der Liste und in der Befehlspalette.

Wissensdatenbank. Nach der Anmeldung finden Sie im Menü die Wissensdatenbank: kurze Anleitungen mit Beispielbildern zu allen Bereichen, nach Themen sortiert und durchsuchbar (auch über die Befehlspalette, Strg + K). Sie sehen nur Artikel zu Bereichen, die Ihre Rolle und Ihr Paket enthalten.

Befehlspalette und Tastenkürzel. Strg + K (Mac: ⌘ + K) öffnet die Befehlspalette: Seiten (auch unter ihrem ursprünglichen Namen, wenn Sie sie umbenannt haben), Befehle wie „Neue Rechnung“, gespeicherte Ansichten und eine Suche über Kunden, Rechnungen, Angebote, Aufträge und Leistungen. Dazu Einzeltasten außerhalb von Eingabefeldern: g und ein Buchstabe wechselt die Seite (z. B. g r Rechnungen, g k Kunden), n und ein Buchstabe legt neu an (n r Rechnung), / springt ins Suchfeld, ? zeigt alle Kürzel. Die Einzeltasten lassen sich unter Mein Profil → Darstellung → Tastenkürzel ausschalten (z. B. für Spracheingabe oder Bildschirmleser); Strg + K bleibt.

Benachrichtigungen. Die Glocke in der Seitenleiste zeigt, was passiert ist: Zahlungseingänge, die jemand anderes gebucht hat, Rechnungen, die seit heute überfällig sind, Angebote, die in 3 Tagen ablaufen, Entscheidungen zum Paket (Administratoren), neue E-Mails im Posteingang und Versandfehler. Unter Mein Profil → Benachrichtigungen wählen Sie je Ereignis: aus, nur im Arbeitsplatz, sofort per E-Mail oder in der täglichen Zusammenfassung (einmal am Tag, Uhrzeit legt der Administrator fest). Sie erhalten nur Ereignisse zu Seiten, die Ihre Rolle sehen darf.

E-Mail-Signatur. Unter Mein Profil → E-Mail-Signatur legen Sie fest, was unter Ihren E-Mails an Kunden steht – die Vorlage der Firma oder eine eigene. Platzhalter wie {name}, {funktion} und {telefon} kommen aus Ihrem Profil; Zeilen ohne Angabe entfallen. Die Signatur ersetzt in Rechnungs-, Angebots-, Auftrags- und Mahnungs-E-Mails die Grußzeile mit dem Firmennamen.

Für Steuerbüros: Marke (White-Label). Als Zusatzoption (Preis nach Vereinbarung mit dem Betreiber) arbeiten Sie und Ihre Firmen unter Ihrem Namen, mit Ihrem Logo und Ihrer Farbe – im Arbeitsplatz, im Steuerbüro-Panel und in den E-Mails des Systems. Nach der Freischaltung gestalten Sie das unter Steuerbüro-Panel → Marke (White-Label). Eigene Farben werden automatisch so angepasst, dass Schrift gut lesbar bleibt. Auf Wunsch richtet der Betreiber eine eigene Domain Ihrer Kanzlei ein (z. B. rechnungen.ihre-kanzlei.de); dort melden sich nur Sie und Ihre Firmen an. Bis dahin gilt die Adresse des Systems.

Abonnement und Module. Unter Verwaltung → Abonnement sehen Administratoren, welche Module ihr Paket enthält und wie viel davon belegt ist. Ein Modul, das nicht im Paket ist, bleibt lesbar; Neues anlegen geht erst nach einer Erweiterung. Die Erweiterung fragen Sie dort an – entschieden wird von Ihrem Steuerbüro oder dem Betreiber, das Ergebnis kommt per E-Mail.

Preis, Testzeitraum und Kündigung. Unter Abonnement steht auch der Preis Ihres Pakets mit allen Positionen und Rabatten – festgelegt vom Betreiber oder, wenn ein Steuerbüro Sie betreut, von Ihrem Steuerbüro. Bei einer Anfrage sehen Sie sofort, was das gewünschte Paket kostet. Ein Wechsel auf ein größeres Paket gilt sofort und wird für den Rest des bezahlten Zeitraums anteilig mit der nächsten Rechnung berechnet; ein kleineres Paket wird nicht erstattet, die Differenz steht als Guthaben auf Ihrem Konto. Neue Firmen beginnen meist mit einem kostenlosen Testzeitraum; eine Woche vor dessen Ende erhalten Sie eine E-Mail. Kündigen können Sie zum Ende des bezahlten Zeitraums oder sofort (ohne Erstattung). Nach dem Vertragsende können Sie Ihre Daten noch 30 Tage lesen und mit Alle Daten exportieren (ZIP) herunterladen.

Rechnungen des Betreibers. Rechnet Ihre Firma direkt mit dem Betreiber ab, finden Administratoren unter Abonnement → Rechnungen und Zahlungen alle Rechnungen als PDF (ZUGFeRD) und XRechnung, den offenen Betrag mit Bankverbindung und die gebuchten Zahlungen. Jeder Zeitraum wird im Voraus berechnet; die Rechnung kommt zusätzlich per E-Mail an Ihre Firmenadresse aus „Unternehmen und Vorlagen“. Zwei und zehn Tage nach Fälligkeit erinnern wir per E-Mail, nach 14 Tagen wird der Zugang gesperrt – nach Zahlungseingang sofort wieder frei. Steuerbüros sehen ihre Rechnungen im Steuerbüro-Panel unter Abrechnung mit dem Betreiber; bleibt dort eine Rechnung offen, werden die Firmen des Büros gesperrt, das Panel selbst bleibt erreichbar.

Steuerbüro: Rechnungen an die eigenen Firmen. Unter Rechnungen an Firmen schaltet ein Steuerbüro die Abrechnung mit seinen Firmen ein. Rechnungswerk stellt dann für jeden beginnenden Zeitraum eine E-Rechnung aus dem Arbeitsplatz des Büros aus – nach der Preisliste des Büros, mit seinen Rabatten, kostenlos – und schickt sie an die Firma. Die Seite zeigt Umsatz, Kosten beim Betreiber, offene und überfällige Beträge je Firma; Zahlungen bucht das Büro dort oder in seinem Arbeitsplatz. Firmen eines Steuerbüros finden ihre Rechnungen unter Abonnement.

Passwort vergessen? Auf der Startseite führt der Link unter der Anmeldung zu einer Seite, auf der Sie Ihre E-Mail-Adresse angeben. Sie erhalten einen Link, der eine Stunde und nur einmal gilt, und legen damit ein neues Passwort fest.

Grenzen des Pakets. Administratoren sehen unter Abonnement, was das Paket Ihrer Firma umfasst und wie viel davon belegt ist: aktive Benutzer, ausgestellte Rechnungen im Monat, E-Mails am Tag über das Systempostfach und Speicher. Ist eine Grenze erreicht, nennt die Meldung den Grund; bereits ausgestellte Rechnungen bleiben immer lesbar und abrufbar.

Häufige Fragen

„Firmendaten unvollständig“

Beim Ausstellen fehlen Angaben. Administratoren ergänzen sie im angezeigten Fenster; andere wenden sich an ihre Administration.

Versand gesperrt

Die Prüfung ist nicht bestanden oder die Dateien fehlen. Unter „Validierung“ steht der Grund; „Erneut prüfen“ wiederholt die Prüfung.

E-Mail kommt nicht an

Steht an der Nachricht „Testmodus“, wurde nichts versendet; unter „E-Mail-Postfach“ sehen Administratoren den Stand. Sonst zeigt der Status, ob der Mailserver die Nachricht angenommen hat.

Falscher Betrag ausgestellt

Rechnung stornieren und neu schreiben.

Rechnung aus einem anderen System

Fremde Systeme liefern Rechnungen über die Schnittstelle ein. Die API-Dokumentation beschreibt den Weg; den Schlüssel erstellt ein Administrator unter „API-Schlüssel“.