Rechnungswerk

Wissen zur E-Rechnung

Die wichtigsten Fragen zur E-Rechnung in Deutschland, kurz beantwortet und mit Abbildungen erklärt. Allgemeine Information, Stand Oktober 2026 – keine Rechts- oder Steuerberatung.

2025202620272028
Empfangen könnenPflicht für alle Unternehmen
ÜbergangPapier oder PDF (mit Zustimmung) noch erlaubt
Über 800.000 €Vorjahresumsatz: E-Rechnung ausstellen
Allestellen E-Rechnungen aus
E-Rechnungspflicht im inländischen Geschäft zwischen Unternehmen: Empfang seit 2025, Ausstellen ab 2027 bzw. 2028.

Pflicht und Fristen

E-RechnungspflichtEmpfangen seit 2025, ausstellen ab 2027 bzw. 2028 – mit Ausnahmen für Kleinbeträge und Kleinunternehmer.E-Rechnungen empfangenEin Postfach reicht – die XML muss aber lesbar gemacht und unverändert aufbewahrt werden.
Unternehmen → Unternehmen (Inland)E-Rechnung Pflicht: empfangen seit 2025, ausstellen ab 2027/2028
Unternehmen → BehördeXRechnung mit Leitweg-ID, meist über ein Portal
Unternehmen → Privatpersonkeine Pflicht; Papier oder PDF bleibt erlaubt
Kleinbetrag bis 250 €, Fahrausweisausgenommen
Für welche Rechnungen die E-Rechnungspflicht gilt – und für welche nicht.

Formate

ZUGFeRD oder XRechnungXRechnung: nur XML, Standard für Behörden. ZUGFeRD: PDF plus XML, lesbar für Mensch und Programm.Leitweg-IDDie Adresse der Behörde in der XRechnung – als Käuferreferenz im Feld BT-10.
  1. MINIMUMkeine E-Rechnung
  2. BASIC WLkeine E-Rechnung
  3. BASICE-Rechnung
  4. EN 16931E-Rechnung
  5. EXTENDEDE-Rechnung
  6. XRECHNUNGE-Rechnung
ZUGFeRD-Profile nach Umfang der Angaben. MINIMUM und BASIC WL enthalten keine Positionen und gelten nicht als E-Rechnung.

Inhalte

Pflichtangaben einer RechnungZehn Angaben an einem Beispiel – plus Sonderfälle Kleinbetrag, Kleinunternehmer und Anzahlung.
1Musterwerk GmbH
Werkstraße 5, 20095 Hamburg
3USt-IdNr. DE123456789
4Datum 06.10.2026
5Rechnung RE-2026-000052
7Leistung: 09/2026
2Beispielbau GmbH, Hafenweg 12, 20457 Hamburg
6LeistungMenge8Netto
Wartung Lüftung6 Std.510,00 €
9USt 19 %
96,90 €
Gesamt
606,90 €
Die Pflichtangaben an einer Beispielrechnung; die Nummern entsprechen der Liste im Text.

Und so setzt Rechnungswerk es um

E-Rechnung erstellenEin Entwurf, zwei Formate: ZUGFeRD-PDF und XRechnung entstehen beim Ausstellen aus demselben Stand.E-Rechnung validierenSchema, EN 16931, XRechnung und PDF/A-3 – geprüft, bevor die Rechnung hinausgeht.Kunden und LeistungenKundenkarte mit allen Belegen, Zahlungen und E-Mails; Leistungen aus dem Katalog.E-Mail-VersandEmpfänger, Text und Anhänge bestätigen – gesendet wird genau das, was freigegeben ist.KleinunternehmerOhne Umsatzsteuer, mit Hinweis auf § 19 UStG – automatisch auf jeder Rechnung.E-Rechnung prüfen und lesenXRechnung oder ZUGFeRD hochladen, Fehler sehen, Inhalt lesen – ohne Anmeldung.

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